日本電気健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

日本電気健康保険組合(以下「当組合」という。)が保有する個人情報については、当組合が実施する以下の健康保険事業以外には用いません。

被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

1.適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します

  • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、報酬月額等)を中心に入力処理することによって、適用台帳など「マスターデータベース(以下「マスター」という)」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
  • 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
  • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
  • 医療機関や他の保険者(区市町村、年金事務所を含む。)から資格喪失か否かなど書面により保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。
  • 同時期に大量の被保険者証を発行する必要がある場合、当該業務を専門業者へ委託することがあります。
  • 健診受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、住所データを契約健診機関及び同機関提携健診機関に渡し、健診結果の送付に利用します。
  • 当組合機関紙を任意継続被保険者に配布するため、「マスター」の氏名、住所データを専門業者に渡し、各家庭に送付します。

2.現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。

  • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
  • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について書面により照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては、主治医に意見聴取のうえ、給付の決定を行います。

3.レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、柔道整復の療養費支給申請書は、専門業者へパンチ入力を委託し、本体部分はイメージスキャナーにて読み取りをさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に利用します。

  • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
  • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
  • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
  • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用するため、専門業者に委託する場合があります。
  • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付(一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金)の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  • レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
  • レセプトデータの中から、前期高齢者訪問健康相談の対象者を抽出し、保健師による相談事業を実施します。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
  • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。

4.健康診断については、医療機関や専門業者へ業務委託して実施します。

  • 当組合は医療機関や専門業者へ加入者の各種健康診断を申し込むため、対象者名簿を提出します。
  • 健康診断後の特定健診結果数値については、その数値データを医療機関から受け取り、健康保険組合連合会の共同システムへ入力し、生活習慣病予防として特定保健指導の対象者抽出に利用します。
  • 事業主が実施する健康診断については、当組合が被保険者の特定健診結果数値を 事業主から受け取り、その数値データを健康保険組合連合会の共同システムへ入力し、健康診断後の生活習慣病予防として特定保健指導の対象者抽出に利用します。
  • 特定保健指導の対象者が、健康診断を実施した医療機関で特定保健指導を受ける ことができない場合、特定保健指導を代行する専門業者へ特定健診結果数値データを提出します。

5.その他保健事業の実施について

  • 介護健康教室については、事前に当組合の参加者名簿を事業委託先団体に提出します。

6.特定個人情報について

特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。

特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。

なお、上記1、2における届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、1、2で定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

7.個人情報の共同利用について

当健保が他の事業者(事業主等)と個人情報を共同利用するものは以下のとおりです。

(1)各種健診結果およびレセプト(診療報酬明細書、調剤報酬明細書)情報の一部について事業主との共同利用

①共同事業で個人データを利用する趣旨

各種健診結果に基づく事後指導(生活習慣病の重症化予防を目的とした受診勧奨を含む)を効果的に行う。

②共同して利用する個人データの項目

各種健診データならびに受診勧奨を行うために必要な対象者のレセプト記載情報のうち該当するデータ(医療機関の受診の有無など)レセプト情報の利用については、本人の事前の同意を前提とします。

③個人データを取り扱う人の範囲

当組合の保健事業担当者、同管理職、事務長、常務理事

加入事業所の健康管理担当者、同管理職

④取り扱う人の利用目的

健診結果の確認、事後指導の実施(生活習慣病の重症化予防に関する受診勧奨等を含む)

⑤データ管理責任者の氏名または名称

当健保組合の常務理事

加入事業所の健康管理担当管理職および産業医

(2)高額医療給付に関する健康保険組合連合会との共同利用

①共同事業で個人データを利用する趣旨

健康組合法附則第2条に基づき、健康保険組合連合会(以下「健保連」という)と健保組合が共同で実施している事業から、当健保組合に高額な医療費が発生した場合に、その費用の一部の交付を受ける。

②共同して利用する個人データの項目

対象レセプトの記載データおよび交付申請に使用する項目(「氏名」、「性別」、「本人家族別」、「入院外来別」、「診療年月」、「レセプト請求金額」等)

③個人データを取り扱う人の範囲

当組合の高額医療交付金交付事業担当者、同管理職、事務長、常務理事

健保連の委託業者(公益財団法人 日本生産性本部および協力会社)

④取り扱う人の利用目的

高額医療交付金交付事業の申請、審査、決定および高額医療費の分析

⑤データ管理責任者の氏名または名称

当健保組合の常務理事

健保連の組合財政支援グループ グループマネージャー

(3)被保険者に関する基本情報の事業主との共同利用

①共同事業で個人データを利用する趣旨

健保組合に関わる手続きを円滑に行う。

②共同して利用する個人データの項目

被保険者の「氏名」、「生年月日」、「性別」、「所属部署」「住所」、「電話番号」、「健保給付金振込先口座」、「標準報酬月額」、「標準賞与額」、「扶養情報」等

③個人データを取り扱う人の範囲

当健保組合の担当者、管理職、事務長、常務理事

加入事業所の人事担当者、同管理職

④取り扱う人の利用目的

健保組合から事業主への個人データの照会、事業主から健保組合への最新個人データの提供、被扶養者資格の審査等

⑤データ管理責任者の氏名または名称

当健保組合の常務理事

加入事業所の人事担当管理職

また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

  1. 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
    また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
  2. 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、専門業者へ委託し溶解処理を行います。
    また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データが読みとれないように、パソコンはデータ消去ソフトによりデータを消去のうえ、媒体は専用シュレッダーにより破砕したうえ、廃棄またはリース返却します。